In der Buchhaltung fallen große Datenmengen an. Unternehmen, die diese automatisiert verarbeiten und anschließend sinnvoll auswerten, können die Abläufe in der Firma optimieren. Damit das aber klappt, brauchen die Mitarbeiter drei zentrale Fähigkeiten, erklärt Markus Kreher von KPMG.
Herr Kreher, wie weit ist der Mittelstand bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?
Da gibt es natürlich eine große Spannbreite. Ich stelle aber fest: In der Summe hängt der Mittelstand hier noch hinterher und hat viel Nachholbedarf.
Bei der digitalen Transformation denken viele zunächst an digitale Produkte und Services für die Kunden oder die effizientere und automatisierte Produktion durch das Internet of Things (IoT) und weniger ans Rechnungswesen. Wieso sollte der Mittelstand auch hier in die Digitalisierung investieren?
Die Digitalisierung sollte ganzheitlich geplant werden und in allen Bereichen des Unternehmens stattfinden – auch in der Verwaltung. Je mehr dort automatisiert ist, desto mehr Zeit haben die Mitarbeiter für wichtige Aufgaben, die einen Mehrwert schaffen, wie etwa die Datenanalyse anstelle von einfachen repetitiven Aufgaben.
Wie kann eine solche Datenanalyse den Unternehmen dabei helfen, die Umsätze zu steigern?
Die Geschäftsführung kann mit den Analysen aus der Buchhaltung die Prozesse im Unternehmen optimieren, denn dort laufen alle relevanten Zahlenströme zusammen. Es sind enorme Effizienzsteigerungen möglich, wenn die Mitarbeiter der Buchhaltung anhand der Rechnungsposten analysieren, mit welchen Produkten das Unternehmen die höchsten Margen erzielt, was die Kostentreiber in der Produktion sind und wo zu große Abhängigkeiten im Einkauf bestehen. Außerdem bietet die Digitalisierung in der Buchhaltung einen weiteren Vorteil.
Welchen?
Gerade bei administrativen Prozessen lassen sich durch die Digitalisierung deutliche Qualitätsverbesserungen erzielen. Während Menschen gleiche Sachverhalte mitunter unterschiedlich bewerten, geht der Algorithmus mit solchen Vorgängen immer auf die gleiche Weise um. Das hilft, Fehler zu vermeiden, und die Daten sind vergleichbar.
Woran liegt es Ihrer Meinung nach, dass der Mittelstand bei der Digitalisierung insgesamt noch hinterherhinkt?
Es liegt nicht am fehlenden Willen. Das Streben nach Effizienzsteigerungen liegt ja quasi in der DNA des Mittelstandes. Das Problem ist eher, dass kleine und mittlere Unternehmen im Vergleich zu Konzernen eher Probleme haben, digitalaffine und -begabte Mitarbeiter zu gewinnen und an sich zu binden.
Welche Fähigkeiten sollten Mitarbeiter in der Buchhaltung mit Blick auf die Digitalisierung denn haben?
Um die Digitalisierung vorantreiben zu können, brauchen die Mitarbeiter in der Buchhaltung drei zentrale Fähigkeiten. Natürlich benötigen sie fundierte Controlling- und Accountingkenntnisse. Darüber hinaus sollten sie aber auch daran interessiert sein und verstehen, wie Prozesse digitalisiert werden können und welche Daten wie in den Systemen abgebildet werden, damit sie für die Analysen nicht Äpfel mit Birnen vergleichen. Außerdem braucht es ein Verständnis für die Abläufe in den einzelnen Unternehmensabteilungen. Wie läuft der Einkauf? Wer macht die Qualitätskontrolle der Produkte? Wie entstehen die Produktinnovationen? Ohne dieses Wissen fällt es schwer zu beurteilen, welche Daten am sinnvollsten analysiert werden sollten.
Können die Mitarbeiter die fehlenden Kompetenzen nicht in Schulungen lernen? Im Moment haben ja viele Angestellte durch die Corona-Krise mehr Zeit.
Natürlich geht das, aber solche Schulungen brauchen ihre Zeit. Das ist keine Sache von heute auf morgen, sondern ein andauernder Weiterbildungsprozess. In der Tat könnten die Erfahrungen aus der Krise im Sinne der Digitalisierung aber auch eine Chance sein. Die Unternehmen haben im Eiltempo ihre Prozesse umstellen müssen und etwa flexibles Arbeiten durch Homeoffice ermöglicht. Diese Erfahrung, Abläufe komplett neu zu denken und so Lösungen zu finden, könnte die digitale Transformation im Mittelstand dauerhaft vorantreiben.
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